Come creare un gestionale senza commettere errori

È possibile creare e distribuire gestionali senza scrivere una linea di codice di programmazione? Capita spesso, se non sempre, che si inizi a creare un gestionale senza l’ausilio di società e di professionisti del settore. Commettere errori nella creazione e dello sviluppo di un gestionale sta dietro l’angolo: ecco la guida per non commettere errori. 

Software gestionale: che cos’è? 

Un software gestionale è un tool che ha il compito di semplificare e velocizzare la rilevazione dei dati legati alle attività svolte da un’azienda. La finalità di sviluppare un gestionale è quella di semplificare e velocizzare lo svolgimento di tutte le attività accessorie e/o non core. L’obiettivo è quello di fornire risposte necessarie ad altre attività considerate principali e strategiche in tempi rapidi. 

Sviluppare un software gestionale: come funziona? 

Un software gestionale funzionale ed efficace deve permettere di recuperare in modo veloce e facile i dati di interesse. Devono quindi essere presenti strumenti di navigazione che permettano di ricercare le informazioni in modo veloce. Ad esempio, è possibile visualizzare il cliente più redditizio per la propria azienda. Per fare ciò è necessario ricercare informazioni in modo aggregato. Se si volesse visualizzare il prodotto più acquistato bisognerebbe ricercare informazioni in modo statistico. Per la ricerca libera nella descrizione dei prodotti è necessario ricercare informazioni in modo flat. 

Il software gestionale deve consentire di rilevare in modo semplice e veloce i dati di ogni attività. Si può utilizzare un lettore di codici a barre per inserire in modo più veloce i dati, sfruttando a proprio vantaggio un margine di errore minimo. Oppure, si possono utilizzare interfacce touch screen nel reparto di produzione per permettere la rilevazione dei dati direttamente sul campo. 

Un gestionale efficace ed efficiente deve prevenire e segnalare gli errori. Ad esempio, in amministrazione un gestionale di contabilità deve essere in grado di avvisare l’utente quando la Partita IVA è errata o il codice fiscale non è valido. 

Un software gestionale deve essere in grado di convertire i dati e le informazioni in modo rapido. Ad esempio, un gestionale deve essere in grado di richiamare nel momento di emissione della fattura tutti i dati del cliente dall’anagrafica senza dover perdere tempo ogni volta nel doverli inserire manualmente. 

Un gestionale deve fornire delle procedure di importazione ed esportazione dati ovvero deve essere in grado di esportare i flussi RiBa da importare sulle banche. 

Un gestionale deve essere specifico: ciò implica che un gestionale per un corriere sarà diverso da un gestionale utilizzato in uno studio legale o da un reparto produzione di un’azienda produttrice di bobine di carta. 

Un software gestionale deve essere flessibile e versatile: deve adattarsi ai flussi di lavoro, alle attività e al loro cambiamento nel tempo. Un gestionale deve essere dotato di tutte le funzionalità che occorrono: le funzionalità superflue non hanno utilità e creano solo confusione negli addetti che lo utilizzano. Molto spesso le funzionalità inutili rallentano il flusso di lavoro e possono cagionare errori. Pertanto, il software gestionale deve coprire ogni aspetto aziendale: dalla produzione al magazzino, dalla logistica alla vendita. 

Un software gestionale deve essere multiutente: ciò implica che più utenti contemporaneamente possono utilizzarlo per svolgere le loro diverse attività. Per esempio, l’addetto al reparto della produzione può inserire nei campi del programma le attività svolte e, contemporaneamente, l’addetta all’ufficio amministrativo deve svolgere le attività contabili. 

Il software gestionale deve essere multidispositivo: l’addetto al reparto di produzione deve visualizzare sulla schermata del proprio pc gli ordini della clientela per dare avvio alla fase di produzione vera e propria. L’addetto al reparto vendite deve essere in grado di consultare sul tablet aziendale i listini prezzi dei prodotti da vendere.  

Sviluppare un gestionale: come evitare di commettere errori? 

Sviluppare e gestire un gestionale implica la capacità di non commettere errori. È bene sapere che ci sono tre scelte da considerare: l’acquisto di un gestionale già in commercio, fare sviluppare il programma da una società specializzata e investire nello sviluppo del gestionale internamente assumendo programmatori. Se si optasse per l’acquisto di un gestionale già in commercio si dovrebbe provarlo prima di acquistarlo. Molte software house offrono alla propria clientela la possibilità di provare il software gestionale per alcuni giorni prima di decidere se possa essere la soluzione più adatta alle proprie esigenze. 

Una soluzione alternativa all’acquisto potrebbe essere lo sviluppo di un software gestionale personalizzato, che potrebbe rappresentare la risposta alle specifiche esigenze aziendali. Una volta creato il software personalizzato lo svolgimento delle attività aziendali risulterà più rapido ed efficace. 

Se il gestionale è stato pensato correttamente, il programma dovrà essere efficiente e dovrà ridurre i tempi di esecuzione delle attività non considerate strategiche per l’azienda. 

Un software personalizzato potrà essere modificato e aggiornato quando se ne sente il bisogno. Inoltre, implementare un gestionale implica la necessità di facilitare il lavoro e di essere facile da usare. Il risultato sarà un software che si adatta alla modalità di attuare il processo di lavoro. 

Il gestionale può essere costruito passo per passo crescendo con l’azienda,quindi senza raggiungere costi troppo elevati. È possibile arrivare ad una soluzione completa in modo graduale, realizzando un programma capace di crescere con lo sviluppo delle attività aziendali. 

Queste considerazioni sono alla base della creazione e dello sviluppo di un gestionale senza commettere errori.