Come sviluppare un gestionale per emettere fatture per titolari di P.IVA

In Italia, l’obbligo di fatturazione elettronica è in vigore dal 1° gennaio 2019. A differenza della vecchia fattura cartacea, quella elettronica deve essere redatta con un PC, smartphone o tablet. La trasmissione della e-fattura al cliente è digitale, avviene tramite il SdI (Sistema di Interscambio) in formato XML (eXtensible Markup Language), predisposto per controllare la correttezza dei dati contenuti nella fattura prima di recapitarla al destinatario. Va da sé che i software di gestione devono essere altamente affidabili. 

In questa guida spieghiamo come sviluppare un gestionale per emettere fattura per titolari di P.IVA: è rivolta a tutti coloro che rientrano nell’obbligo della fatturazione elettronica. Imprese e lavoratori autonomi in regime agevolato e forfettario e piccoli produttori agricoli sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica.

Per sviluppare un gestionale ad hoc, bisogna scegliere tra i migliori software dedicati in circolazione. 

Quali sono le funzioni essenziali di un programma gestionale per emettere fatture elettroniche? 

Dovresti individuare il software più adatto alle tue necessità.

Sviluppare un gestionale per emettere fatture: cosa devi sapere

Riguardo alla firma e trasmissione della fattura, il titolare di Partita IVA può scegliere fra 3 opzioni:

• Trasmettere la fattura direttamente al SdI usando un servizio messo a disposizione da un intermediario;
• Incaricare un soggetto esterno di trasmettere le fatture XML al SdI specificando nel gestionale i dati dell’intermediario esterno;
• Affidare ad un soggetto esterno la firma digitale delle fatture indicando i dati del soggetto che firma digitalmente i documenti fiscali.

Oltre ai dati obbligatori, il Fisco consente di inserire in formato XML anche “altri dati gestionali” in fase di emissione di fatture elettroniche. 

E’ importante indicare la modalità di pagamento della fattura, pena lo scarto del documento da parte del SdI: l’AdE indica ben 22 codici di pagamento (dai contanti al RID e MAV).

Bisogna anche indicare il canale telematico preferenziale per ogni cliente, che può essere il codice destinatario o la PEC da inserire nelle schede clienti.

In caso di aziende con un numero consistente di fatture annuali, l’invio delle e-fatture può avvenire tramite piattaforma Hub dove far recapitare i propri file XML in uscita e in entrata: l’Hub può essere gestito dall’azienda o da un intermediario (come il commercialista).

Come sviluppare un gestionale per emettere fatture elettroniche: software gratuiti

Non tutti i programmi per fatturazione elettronica gratuiti sono affidabili. 

Per questo motivo, abbiamo selezionato i gestionali migliori, i due software più utilizzati: quello fornito dall’Agenzia delle Entrate (AE) e Libero SiFattura Basic. 

Rappresentano uno strumento semplice (ideale per chi deve preparare poche fatture all’anno) per emettere fatture per titolari di P.IVA semplificandone l’invio al Sistema di Interscambio.

Programma per fatturazione elettronica AE (Agenzia Entrate)

Per utilizzare il software fornito gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, è necessario installare Java sul PC.

Questo programma gestionale consente di compilare fatture elettroniche tramite una serie di domande che servono a strutturare il file XML da trasmettere all’AdE. Le fatture che compilerai con questo strumento devono essere inviate tramite pannello web Fatture e Corrispettivi.

Deve essere scaricato dalla pagina dedicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate cliccando sul link Compilazione fattura elettronica.

Per iniziare a creare il documento fiscale digitale, dovrai cliccare su Nuova fattura inserendo il codice IVA e spuntando il tipo di fattura che vuoi compilare (ordinaria, PA, semplificata). 

Dopo aver confermato cliccando sulla voce Finito, potrai inserire i tuoi dati (cliccando sulla cartella I miei dati) e quelli del tuo cliente (nella cartella Fattura), poi i Dati Generali e di pagamento. 

In seguito, visualizzerai i Dati di Riepilogo per una verifica generale da confermare cliccando su Creazione file da Inviare. Il sistema eseguirà una verifica e, se non rileverà errori, potrai cliccare su File e selezionare Salva Fattura.

Libero SiFattura Basic

Nonostante la gratuità, il programma gestionale per la fatturazione elettronica Libero SiFattura Basic è completo (assistenza inclusa): consente di creare i file XML, di generare, inviare, ricevere e conservare i documenti fiscali digitali. L’emissione ed invio di fatture in cloud può essere effettuato verso aziende private, Pubblica Amministrazione e consumatori finali (con trasmissione a norma di legge tramite SdI). Le fatture si possono ricevere online da partite IVA e fornitori grazie alla generazione del proprio Codice Destinatario da comunicare. Ovviamente, è a norma di legge anche l’archiviazione delle fatture inviate/ricevute e delle notifiche del Sistema di Interscambio.

Il programma gestionale per emettere fatture elettroniche SiFattura è rapido (con modalità guidata e calcoli automatici), semplice, gestibile dal web (senza bisogno di installare programmi), quindi sempre disponibile. 

La versione Pro di SiFattura (a pagamento) aggiunge ulteriori funzionalità come l’invio automatico al SdI e la possibilità di trasmettere fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione.

Come sviluppare un gestionale per emettere fatture elettroniche: software a pagamento

Tra i diversi software gestionali a pagamento per emettere fatture elettroniche, ne segnaliamo 2 in particolare che funzionano direttamente dal browser e provvedono anche all’invio di fatture emesse/ricevute all’Agenzia delle Entrate:

• Programma per fatturazione elettronica Aruba che gestisce l’intero processo, dalla creazione alla comunicazione all’AdE, dall’archiviazione alla stampa ed alla conservazione a norma. Funziona da web e da app mobile. Permette di comunicare anche i dati relativi alle liquidazioni periodiche dell’IVA e la trasmissione dei dati in fattura relativi a spesometro ed esterometro. Tra le varie funzioni, troviamo anche la collaborazione online con il proprio commercialista e gestione multiutente;
• Programma per fatturazione elettronica Legalinvoice di InfoCert che firma la fattura come intermediario e la invia al SdI dell’Agenzia delle Entrate. Consente di gestire la fatturazione da e verso la PA ed i privati, include un archivio di conservazione automatica, propone una versione PRO per le imprese e la gestione delle fatture B2B. L’utilizzo è guidato.